Customer Success & Onboarding (m/w/d) – Teilzeit, 20 Std./Woche

Baue einen skalierbaren Customer-Success-Bereich auf

Novo AI ist ein Technologieunternehmen aus Hannover. Mit unserer WatchMen-Plattform und KI-Sensorik helfen wir produzierenden Unternehmen, Maschinenzustände, Stillstände und Produktionskennzahlen transparent zu machen und ihre Fertigung besser zu verstehen.

Damit unsere Kunden schnell starten und unsere Lösungen im Alltag sicher nutzen können, bauen wir unser Onboarding und Customer Success von Grund auf auf. Dafür suchen wir dich in Teilzeit mit zunächst 20 Stunden pro Woche. Du betreust unsere Bestandskunden persönlich und entwickelst zugleich wiederverwendbare Inhalte und intelligente Abläufe. Du kannst Verbesserungen selbst vorantreiben und arbeitest dabei mit Kollegen zusammen, die dich bei der Umsetzung unterstützen. Unser Ziel: mehr Kunden gut begleiten und den manuellen Aufwand pro Kunde reduzieren.

Deine Aufgaben

• Customer Success aufbauen: Du lernst die zugeteilten Kunden, ihre Ansprechpartner, Ziele und offenen Anliegen kennen. Gemeinsam mit unserem Team entwickelst du einen klaren Weg vom ersten Einführungsgespräch bis zur regelmäßigen Nutzung von WatchMen.

• Onboarding-Workflows gestalten: Du definierst nachvollziehbare Schritte, Zuständigkeiten und Meilensteine – etwa Begrüßung, Kick-off, Plattform-Einführung, erste Anwendung und Folgetermine. Auch Bestandskunden, die bisher wenig Begleitung hatten, holst du gezielt ab.

• Onboarding-Videos und Hilfen entwickeln: Du planst und erstellst kurze, verständliche Videos zur Plattform sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Checklisten und Antworten auf häufige Fragen – eigenständig oder gemeinsam mit Kollegen. Du baust eine gut auffindbare Wissensbasis auf, mit der Kunden typische Fragen selbst klären können.

• Skalierbare Abläufe und Automatisierung gestalten: Du erkennst wiederkehrende Arbeit und entwickelst sinnvolle Lösungen, zum Beispiel für Terminbuchung, Onboarding-Erinnerungen, Aufgabenübergaben und Nachverfolgung. Du nutzt passende digitale Werkzeuge und setzt um, was du selbst umsetzen kannst. Programmierung, Schnittstellen und komplexere technische Umsetzung übernimmst du gemeinsam mit unseren technischen Kollegen; du musst dafür nicht selbst programmieren können.

• Aus Kundensicht denken: Du verstehst, was Kunden beim Einstieg brauchen, wo Unsicherheit entsteht und welche Informationen sie wann wirklich weiterbringen. Du gestaltest das Onboarding verständlich, in passenden Schritten und ohne Informationsüberflutung. Dabei verbindest du Einfühlungsvermögen und ein Verständnis für Lernen, Motivation und Vertrauen mit konkreten Hilfen für den Arbeitsalltag.

• Persönlichen Kundenkontakt halten: Du führst Teams-Meetings und Telefonate, erklärst Funktionen verständlich und begleitest Kunden bei ihren nächsten Schritten. Du erkennst, welche Fragen eine persönliche Antwort brauchen und welche sich durch gute Inhalte oder Prozesse einfacher lösen lassen.

• Anliegen bis zur Klärung nachhalten: Du nimmst Rückfragen und Probleme auf, priorisierst sie mit dem Team und koordinierst technische Themen mit Entwicklung und Technik. Du hältst Kunden über den Stand auf dem Laufenden und prüfst nach, ob die Lösung hilft.

• Kundeninformationen strukturiert pflegen: Du dokumentierst Kontakte, Absprachen, Onboarding-Fortschritt und offene Aufgaben im CRM bzw. in unserer zentralen Kundenübersicht. Du sorgst dafür, dass Informationen und Übergaben auch für andere im Team verständlich sind.

• Verbesserungen nachvollziehbar machen: Du beobachtest mit uns, wo Kunden im Onboarding hängen bleiben, welche Fragen häufig wiederkehren und wie viel Betreuungszeit benötigt wird. Du verbesserst Inhalte und Abläufe anhand von Kundenfeedback, Plattformnutzung und Zeitaufwand – mit dem Ziel, mehr Kunden bei verlässlicher Betreuungsqualität zu begleiten.

Das bringst du mit

• Perfektes, verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift ist die wichtigste Voraussetzung. Du führst Telefonate und Teams-Gespräche souverän auf Deutsch, verstehst Rückfragen präzise und erklärst auch komplexere Zusammenhänge klar.

• Du verfügst über gute Englischkenntnisse, mindestens auf B2-Niveau; C1 ist wünschenswert. So kannst du dich auch mit englischsprachigen Kollegen abstimmen und englische Tools und Unterlagen sicher nutzen.

• Du kommunizierst freundlich, verbindlich und aufmerksam, hörst gut zu und bleibst auch bei unzufriedenen Kunden sachlich und lösungsorientiert.

• Du arbeitest selbstständig und strukturiert: Du behältst Termine und offene Aufgaben im Blick, hältst Zusagen ein und fragst gezielt nach, wenn dir Informationen fehlen.

• Du hast Freude daran, neue Abläufe aufzubauen und dich in digitale Produkte einzuarbeiten. Du gehst sicher mit Videokonferenzen, E-Mail und digitalen Arbeitswerkzeugen um.

• Du bringst drei bis fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Kundenbetreuung, im Customer Success oder im Kunden-Onboarding mit. Du hast Kunden bereits eigenständig betreut, Gespräche geführt und Anliegen zuverlässig bis zur Klärung begleitet. Diese Erfahrung ist eine zentrale Voraussetzung für die Rolle.

• Du weißt, wie man Onboarding und Customer Success skalierbar gestaltet: durch sinnvolle Standards, wiederverwendbare Inhalte, passende digitale Tools und gezielte Automatisierung. Du kannst Kundenbedürfnisse und typische Hürden in einen klaren Ablauf übersetzen und erklären, welche Schritte du selbst umsetzt und wo du Unterstützung brauchst.

• Programmierkenntnisse sind keine Voraussetzung. Entscheidend sind dein Verständnis für Kundenprozesse, deine Fähigkeit, gute Lösungen zu konzipieren, und die Zusammenarbeit mit Kollegen, die die technische Umsetzung unterstützen.

• Du kannst die Bedienung einer Software verständlich erklären und daraus brauchbare Schulungsinhalte entwickeln. Erfahrung mit Bildschirmaufnahmen, kurzen Erklärvideos oder einer Wissensdatenbank ist ein Vorteil.

• Besonders von Vorteil sind Berührungspunkte mit B2B-Kunden, Produktion, Fertigung, Industrie oder technischer Software. Das erleichtert dir den Einstieg in die Themen unserer Kunden. Branchenwissen ist ein Plus; ein bestimmter Studienabschluss ist keine Voraussetzung.

Arbeitsort, Arbeitszeit und Kundenbesuche

Du startest mit 20 Stunden pro Woche. Die Verteilung stimmen wir gemeinsam ab, damit unsere deutschsprachigen Kunden zu vereinbarten Zeiten eine verlässliche Ansprechperson haben. Bei Remote-Arbeit aus einer anderen Zeitzone sollten diese Kontaktzeiten ebenfalls möglich sein.

Du kannst weltweit remote arbeiten. Die Zusammenarbeit bei uns in Hannover ist willkommen und bevorzugt, wenn es für dich passt. Nähe zu Hannover ist ein Vorteil, aber keine Voraussetzung. Gelegentliche persönliche Besprechungen bei uns – zum Beispiel ein- bis zweimal im Monat – sind nach Absprache möglich und freiwillig.

Wenn du deine Kunden auch persönlich kennenlernen möchtest, kannst du sie nach Abstimmung vor Ort besuchen, beispielsweise ein- bis zweimal im Monat oder seltener. Kundenbesuche sind vollständig optional; es gibt keine verpflichtende Reisequote. Für vereinbarte Besuche stellen wir ein Firmenfahrzeug zur Verfügung. Alternativ kannst du öffentliche Verkehrsmittel oder nach Absprache dein eigenes Fahrzeug nutzen.

Das erwartet dich bei uns

• Eine Teilzeitrolle mit Gestaltungsspielraum: Du baust einen skalierbaren Customer-Success-Bereich auf und verbindest persönliche Kundenbetreuung mit wiederverwendbarem Onboarding und Automatisierung.

• Unterstützung durch unsere Kollegen: Du kannst Ideen eigenständig umsetzen und für technische Fragen, Programmierung, Inhalte oder Integrationen mit dem Team zusammenarbeiten. Du wirst schrittweise in WatchMen, unsere Lösungen und die Kundenanwendungen eingearbeitet.

• Persönlicher Kontakt zu Menschen aus produzierenden Unternehmen und eine Aufgabe, bei der verständliche Kommunikation und verlässliches Nachhalten einen konkreten Unterschied machen.

• Eine Bruttovergütung von 18.000 bis 24.000 Euro pro Jahr für 20 Wochenstunden, abhängig von Erfahrung und Profil.

Dein Einstieg

Zu Beginn lernst du WatchMen, das Team und deine Kunden kennen und sammelst die wichtigsten offenen Themen. Gemeinsam priorisieren wir die häufigsten Hürden aus Kundensicht. Daraus entwickelst du einen ersten Onboarding-Ablauf und wenige besonders hilfreiche Videos oder Anleitungen. Du planst eine passende erste Automatisierung und setzt sie eigenständig oder mit unseren technischen Kollegen um. Du erprobst diese Bausteine mit ausgewählten Kunden, holst Feedback ein und baust sie schrittweise aus. Persönliche Teams-Termine und Telefonate bleiben Teil der Betreuung. Prioritäten und Umfang stimmen wir auf deine 20-Stunden-Woche ab.

Möchtest du Customer Success bei Novo AI mit aufbauen? Dann freuen wir uns auf deinen Lebenslauf und ein paar Sätze zu deiner bisherigen Kundenbetreuung. Erzähle uns gern von einem Onboarding-Prozess oder einer Verbesserung, an der du mitgewirkt hast, und nenne deinen möglichen Starttermin sowie die gewünschte Verteilung deiner 20 Wochenstunden.

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